Handelsbetingelser

1. Om Klaro og Visella-Solutions

Klaro er en AI-drevet mailassistent til erhvervsdrivende — udviklet og drevet af Visella-Solutions (herefter kaldet “Visella”, “vi” eller “os”).

Tjenesten giver dig mulighed for at forbinde din postkasse — Gmail eller Outlook — og lade Klaro læse, sortere og besvare indkommende mails automatisk. Klaro bruger Google Gmail API eller Microsoft Graph API, samt Anthropics sprogmodel Claude, til at forstå og behandle dine mails.

Tjenesten er tilgængelig via app.klarohq.dk. Vi bestræber os på at svare på henvendelser inden for 2 hverdage.

2. Accept af betingelser

Ved at oprette en konto og tage Klaro i brug accepterer du disse handelsbetingelser i deres helhed samt vores privatlivspolitik. Betingelserne udgør en bindende aftale mellem dig og Visella-Solutions.

Du kan kun acceptere betingelserne hvis du:

• er myndig (mindst 18 år)
• handler i erhvervsmæssigt øjemed — som selvstændig, virksomhedsejer eller medarbejder med ret til at indgå aftaler på virksomhedens vegne
• har den nødvendige fuldmagt til at forpligte din virksomhed

Klaro er ikke beregnet til privat brug og er heller ikke beregnet til at blive brugt af forbrugere i forbrugerkøbslovens forstand. Disse betingelser gælder derfor udelukkende i et erhvervsforhold (B2B). Har du ikke ret til at forpligte din virksomhed, må du ikke oprette en konto.

3. Adgang og konto

For at bruge Klaro kræves en aktiv Gmail- eller Outlook-konto. Adgang sker udelukkende via Google OAuth eller Microsoft OAuth — vi ser aldrig din adgangskode. Du skal give Klaro de nødvendige tilladelser til at læse og sende mails på din vegne.

Én konto pr. bruger

Hver konto må kun bruges af én person. Det er ikke tilladt at dele login, adgangskoder eller sessioner med andre — heller ikke kollegaer eller medarbejdere i din virksomhed. Ønsker du at give flere medarbejdere adgang, bedes du kontakte os.

Du er ansvarlig for din konto

Du er ansvarlig for al aktivitet der foregår under din konto. Hvis du har mistanke om uautoriseret adgang, skal du straks kontakte os på post@klarohq.dk og ændre adgangskoden til den konto Klaro er forbundet til.

Vi forbeholder os retten til at suspendere eller lukke konti der viser tegn på misbrug, deling eller anden krænkelse af disse betingelser.

4. Abonnement og betaling

Prøveperiode

Nye brugere får 14 dages gratis adgang til Klaro. Prøveperioden starter den dag du opretter din konto. Der kræves betalingskortoplysninger ved oprettelse, men du trækkes ikke noget i prøveperioden. Opsiger du inden prøveperioden udløber, opkræves du ingenting.

Pris og fakturering

Abonnementet koster 600 kr. pr. måned inkl. moms (480 kr. ekskl. 25% dansk moms). Betalingen trækkes automatisk månedligt via Stripe den dag prøveperioden udløber — og herefter på samme dato hver måned. Fakturaer sendes til den email du har registreret i din konto.

Automatisk fornyelse

Abonnementet fornyes automatisk hver måned, indtil du aktivt opsiger det via dit dashboard. Der er ingen binding ud over den igangværende måned.

Prisændringer

Vi kan ændre prisen med mindst 30 dages skriftligt varsel. Varsel sendes til din registrerede email. Fortsætter du med at bruge tjenesten efter varslets udløb, accepterer du den nye pris. Ønsker du ikke at acceptere prisændringen, skal du opsige dit abonnement inden den nye pris træder i kraft.

Misligholdt betaling

Mislykkes en betaling, forsøger Stripe automatisk at trække beløbet igen i op til 7 dage. Lykkes det ikke, suspenderes din adgang til Klaro og du modtager besked på email. Betaler du det skyldige beløb inden 14 dage, genoprettes adgangen. Sker der ingen betaling inden 14 dage fra suspensionen, ophæves aftalen automatisk.

5. Opsigelse og ophør

Sådan opsiger du

Du kan til enhver tid opsige dit abonnement via dit dashboard under Indstillinger. Opsigelsen træder i kraft ved udgangen af den betalingsperiode der allerede er betalt for. Du beholder adgang til tjenesten frem til denne dato.

Vælger du i stedet at slette din konto (»Opsig min konto« under Indstillinger → Konto og sikkerhed), stopper abonnementet og tjenesten med det samme, og dine data slettes straks — også selvom der er betalt for resten af perioden. Kontosletning giver ikke ret til refusion.

Vi tilbyder ikke refusion for allerede betalte perioder, medmindre vi har begået en væsentlig fejl på vores side.

Hvad sker der med dine data ved ophør

Når dit abonnement ophører, slettes din bruger og alt der hænger på den — kontooplysninger, mailkategoriseringer, noter og gemte svarskabeloner — med det samme. Klaros adgang til din postkasse ophører samtidig: for Gmail tilbagekalder vi adgangen aktivt hos Google, og for Outlook sletter vi vores egen nøgle — Microsoft tilbyder ingen måde at tilbagekalde tilladelsen udefra, så den udløber hos Microsoft efter 90 dages inaktivitet. Vi sletter ikke mails i din egen postkasse; dem ejer du selv.

Tre ting overlever din opsigelse, og vi skriver dem her frem for at love noget vi ikke holder: et revisionsspor over de gange vi har brugt vores administratoradgang på din konto (din adresse står som hashværdi, ikke i klartekst), rækker fra henvisningsprogrammet uden dit bruger-id, samt bogførings- og betalingsdata som loven kræver opbevaret i 5 år, hos Stripe typisk 7. Det er beskrevet i detaljer i privatlivspolitikkens afsnit 8.

Ophør fra vores side

Vi kan ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, og uden refusion, hvis du:

• overtræder disse betingelser væsentligt
• bruger tjenesten til ulovlige formål
• forsøger at misbruge, reverse-engineere eller forstyrre tjenesten

Vi kan ophæve aftalen med 30 dages varsel af forretningsmæssige årsager, herunder hvis vi lukker tjenesten. I dette tilfælde tilbagebetaler vi den forholdsmæssige del af den allerede betalte periode.

6. Tilladt brug og forbudte handlinger

Du må bruge Klaro til lovlig, erhvervsmæssig mailhåndtering. Det er din pligt at sikre at din brug af tjenesten overholder gældende lovgivning — herunder markedsføringsloven og databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Det er ikke tilladt at:

• bruge Klaro til at sende spam, uopfordrede kommercielle mails eller vildledende kommunikation
• behandle personfølsomme oplysninger via Klaro uden at have det fornødne juridiske grundlag
• dele din konto, sælge adgang til tjenesten eller udgive dig for at repræsentere en anden virksomhed
• forsøge at reverse-engineere, dekompilere, kopiere eller efterligne Klaros kode, algoritmer eller forretningslogik
• bruge tjenesten til at udvikle eller forbedre et konkurrerende produkt
• belaste tjenesten unødigt via automatiserede forespørgsler, bots eller andre midler der forstyrrer normal drift
• omgå tekniske sikkerhedsforanstaltninger eller forsøge at skaffe uautoriseret adgang til vores systemer

Overtrædelse af disse regler kan medføre øjeblikkelig suspendering af din konto. Vi forbeholder os retten til at anmelde ulovlig aktivitet til relevante myndigheder.

7. AI-funktionalitet og begrænsninger

Klaro bruger kunstig intelligens til at læse, kategorisere og besvare dine mails. Det er vigtigt at du forstår hvad det indebærer.

Kategorisering er vejledende

AI-kategorisering er ikke fejlfri. Klaro kan fejlplacere mails, overse vigtige beskeder eller markere noget som irrelevant, der ikke er det. Du bør løbende følge op på din indbakke og ikke antage at Klaros kategorisering er udtømmende eller korrekt.

Auto-svar er dit ansvar

Når Klaro sender svar på dine vegne, sker det fra din egen postkasse og i dit navn. Du er juridisk og forretningsmæssigt ansvarlig for indholdet af disse svar — herunder eventuelle løfter, tilbud eller oplysninger der måtte fremgå af dem. Vi anbefaler at du gennemgår sendte svar regelmæssigt.

AI kan tage fejl

Klaro kan misforstå sammenhæng, tone eller hensigt i en mail. Det kan resultere i svar der er unøjagtige, irrelevante eller uhensigtsmæssige. Visella er ikke ansvarlig for tab eller misforståelser der opstår som følge af AI-genererede svar.

Klaro er et hjælpeværktøj

Tjenesten er designet til at spare dig tid — ikke til at erstatte din egen vurdering. Intet i Klaros svar må opfattes som juridisk, finansiel eller anden professionel rådgivning.

Funktioner du selv slår til

Tre funktioner gør noget mere end at sortere din indbakke. De er slået fra som udgangspunkt, og du beslutter selv om de skal bruges. Hvad de gør ved data står i privatlivspolitikkens afsnit 13-15; her står hvad du forpligter dig til.

• Send bilaget videre. Klikker du på knappen, sender Klaro hele mailen inklusive vedhæftninger til den adresse du har opgivet. Du vælger modtageren, og du er ansvarlig for at have grundlag for at sende oplysninger om tredjeparter dertil. Vi kontrollerer ikke adressen og kan ikke trække en sendt mail tilbage.
• Læring af din skrivestil. Siger du ja, læser Klaro op til 30 af dine egne sendte mails én gang for at udlede en tone-profil. Mailene gemmes ikke. Du kan trække samtykket tilbage under Indstillinger, hvorefter profilen slettes.
• Fælles phishing-beskyttelse. Melder du en mail som phishing, kan afsenderens domæne — kun domænet — indgå i en spærreliste der gælder alle Klaro-brugere, hvis tre indbyrdes uafhængige kunder melder det samme. Omvendt kan mails til dig blive lagt i »Tjek manuelt« fordi andre har meldt afsenderens domæne. Der sendes aldrig automatisk svar på en spærret mail, og intet slettes.

8. Tredjepartstjenester og tilgængelighed

Klaro er afhængig af en række eksterne tjenester for at fungere:

• Google — Gmail API til læsning, mærkning og besvarelse af dine mails
• Microsoft — Microsoft Graph API til dine Outlook-mails
• Anthropic — AI-kategorisering og svarudkast. Gemmer ikke indholdet til egne formål
• Vercel AI Gateway — Teknisk router til Anthropic. Videresender uden at gemme (zero data retention)
• Supabase — Database på EU-servere (Stockholm)
• Vercel — Hosting af applikationen
• Stripe — Betaling og fakturering
• Resend — Transaktionelle mails fra Klaro selv: velkomst, kvitteringer, kontaktformular
• Sentry — Fejlovervågning. Mailadresser og lange tokens fjernes før afsendelse
• Upstash — Rate limiting på EU-servere (Irland)
• CVR-API — Slår dit firmanavn og adresse op ud fra CVR-nummeret
• GatewayAPI — SMS-besked når noget skal tjekkes. Kun hvis du selv slår det til

Juridiske enheder, datakategorier, lokationer og overførselsgrundlag står på klarohq.dk/subprocessors.

Vi kontrollerer ikke disse tjenester og kan ikke garantere deres tilgængelighed, sikkerhed eller fortsatte eksistens. Driftsforstyrrelser hos en tredjepart kan midlertidigt påvirke eller helt afbryde din adgang til Klaro. Vi giver ikke erstatning eller godtgørelse for nedetid forårsaget af tredjepartstjenester.

Vi bestræber os på en tilgængelighed på 99% målt pr. kvartal, ekskl. planlagt vedligehold. Planlagt vedligehold varsles med mindst 24 timers forudgående besked, medmindre det er akut og nødvendigt.

Du accepterer ved brug af Klaro også at efterleve Googles brugerbetingelser for Gmail API og Stripes betingelser for kortindehavere.

9. Datasikkerhed og behandling

Kryptering og sikkerhed

Al kommunikation mellem dig og Klaro er krypteret via HTTPS. Adgangstokens til din postkasse krypteres med AES-256-GCM inden lagring. Selve brødteksten i dine mails gemmes aldrig i vores database.

Der bliver dog noget liggende som kan indeholde brudstykker af en mail: afsender, emne og tidspunkt, kategorien og en kort begrundelse for valget, en frist hvis mailen indeholder en, samt det svar Klaro har sendt. Begrundelse, frist og sendt svar slettes automatisk efter 12 måneder. Dine egne noter på en samtale slettes ikke automatisk — det ville være at slette dit arbejde. Privatlivspolitikkens afsnit 2 og 8 beskriver det felt for felt.

GDPR

Visella-Solutions har to roller. Databehandler for de personoplysninger om dine kunder og samarbejdspartnere der findes i de mails Klaro behandler — dér er du dataansvarlig, og vi behandler kun efter din instruks. Dataansvarlig for oplysningerne om dig som kunde: din konto, din virksomhed og din betaling. Skellet er beskrevet i privatlivspolitikkens afsnit 1. Vores behandling af dine data er beskrevet i vores privatlivspolitik, som udgør en integreret del af denne aftale.

Databehandleraftale

Bruger du Klaro til at behandle personoplysninger om tredjeparter (fx dine kunder), er du forpligtet til at sikre at du har det fornødne juridiske grundlag herfor. Vi tilbyder en databehandleraftale til erhvervskunder der har behov for det. Kontakt os på post@klarohq.dk.

Sletning

Ved ophør af abonnementet slettes dine data straks og uigenkaldeligt — på nær de tre undtagelser sektion 5 navngiver: revisionssporet, henvisningsrækker uden dit bruger-id, og det bogføringsmateriale loven kræver gemt. Du kan til enhver tid anmode om sletning af dine data ved at kontakte os på post@klarohq.dk.

10. Ansvarsbegrænsning

Ingen garanti for præcision

Klaro leveres “som den er”. Vi garanterer ikke at tjenesten er fejlfri, uafbrudt eller præcis i sin AI-behandling. Vi er ikke ansvarlige for tab der opstår som følge af forkerte kategoriseringer, fejlagtige auto-svar eller manglende behandling af mails.

Maksimal erstatning

Vores samlede erstatningsansvar over for dig er under alle omstændigheder begrænset til et beløb svarende til 3 måneders abonnementsbetaling ekskl. moms, beregnet ud fra den pris du betalte i de 3 måneder forud for den skadesgivende begivenhed.

Indirekte tab

Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, herunder tabt omsætning, tabte kunder, driftstab, omdømmetab eller andre følgeskader — uanset om vi er blevet gjort opmærksomme på risikoen for sådanne tab.

Force majeure

Vi er ikke ansvarlige for manglende opfyldelse af vores forpligtelser hvis dette skyldes forhold uden for vores rimelige kontrol, herunder strømsvigt, nedbrud hos tredjepartsleverandører, naturkatastrofer, cyberangreb fra tredjepart eller myndighedspåbud.

Intet i disse betingelser begrænser vores ansvar for forsætlig skade, grov uagtsomhed eller ansvar der ikke kan begrænses efter gældende lovgivning.

11. Immaterielle rettigheder

Klaros rettigheder

Alle rettigheder til Klaro — herunder kode, design, algoritmer, tekst, varemærker og forretningslogik — tilhører Visella-Solutions. Du opnår ikke nogen ejendomsret til tjenesten ved at abonnere på den. Du får alene en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig brugsret til tjenesten, så længe dit abonnement er aktivt.

Dine rettigheder til egne data

Du ejer dine egne data — herunder mails, svarskabeloner og øvrige oplysninger du har lagt ind i tjenesten. Vi gør ikke krav på rettigheder til dit indhold og behandler kun dine data for at levere tjenesten til dig.

Feedback

Sender du os forslag, ideer eller fejlrapporter, giver du os ret til at bruge disse frit og uden kompensation til forbedring af tjenesten. Vi betragter ikke sådanne henvendelser som fortrolige.

12. Fortrolighed

Vi sælger ikke, lejer ikke ud og deler ikke dine data med tredjeparter til kommercielle formål. Dine mails og din virksomhedsinformation er din.

Vi deler kun data i følgende situationer:

• med vores tekniske underleverandører i det omfang det er nødvendigt for at levere tjenesten — de er listet i sektion 8 og på klarohq.dk/subprocessors
• hvis vi er retligt forpligtet til det — fx ved en retskendelse eller myndighedspåbud
• hvis du eksplicit har givet samtykke til en specifik videregivelse

Vores underleverandører er kontraktmæssigt forpligtet til at behandle data fortroligt og i overensstemmelse med GDPR.

Vi bruger anonymiserede og aggregerede brugsdata til at forbedre tjenesten. Disse data kan ikke henføres til dig som enkeltperson eller virksomhed.

13. Ændringer til betingelserne

Vi kan ændre disse betingelser med mindst 30 dages skriftligt varsel. Varsel sendes til den email du har registreret i din konto. Ændringen træder i kraft ved udløbet af varslingsperioden.

Fortsætter du med at bruge Klaro efter denne dato, accepterer du de nye betingelser. Ønsker du ikke at acceptere ændringerne, kan du opsige dit abonnement inden de nye betingelser træder i kraft, jf. sektion 5.

Den gældende version af betingelserne er altid tilgængelig på app.klarohq.dk/terms. Versionsdatoen fremgår i bunden af siden.

14. Lovvalg og værneting

Disse betingelser er underlagt dansk ret.

Enhver tvist der udspringer af eller har forbindelse til disse betingelser eller din brug af Klaro, søges i første omgang løst i mindelighed. Kontakt os på post@klarohq.dk — vi bestræber os på at finde en løsning inden for 15 hverdage.

Lykkes det ikke at nå en mindelig løsning, afgøres tvisten ved de ordinære danske domstole med Retten i København som aftalt værneting i første instans.

Som erhvervskunde (B2B) frasiger du dig retten til at indbringe tvister for Forbrugerklagenævnet eller øvrige forbrugerklagemyndigheder.